Trong thực tiễn hành nghề luật sư lao động, chúng ta thường gặp những tình huống mà chỉ cần một sơ suất nhỏ trong quy trình nhân sự cũng có thể dẫn đến tranh chấp kéo dài, gây thiệt hại không chỉ về tài chính mà còn uy tín doanh nghiệp. Vụ tranh chấp được phản ánh dưới đây mà chúng ta nghiên cứu hôm nay là một ví dụ điển hình. Người lao động cho rằng doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, không thanh toán đúng thời hạn, không thông báo trước 30 ngày, từ đó phát sinh yêu cầu bồi thường lớn.

Từ góc nhìn của luật sư, làm thế nào để chuẩn bị, phòng ngừa và hạn chế tối đa những rủi ro như vậy?

Hôm nay, tôi xin chia sẻ 5 nhóm giải pháp trọng yếu.

1️⃣ Chuẩn hóa toàn bộ quy trình ký kết và quản lý hợp đồng lao động

Một trong những nguyên nhân cốt lõi gây tranh chấp là quy trình không đầy đủ, thông báo không đúng thời hạn hoặc không chứng minh được đã thông báo.

Luật sư lao động cần tư vấn doanh nghiệp:

✔ Soạn hợp đồng rõ ràng, đầy đủ nội dung bắt buộc

Bao gồm chức danh, lương, phụ cấp, chế độ thưởng – phạt, quyền và nghĩa vụ của đôi bên.

✔ Lưu trữ đầy đủ chứng cứ điện tử và giấy tờ

Ví dụ: thông báo chấm dứt hợp đồng phải có:

-      Bằng chứng người lao động đã nhận được;

-      Thời điểm nhận;

-      Nội dung thông báo chính xác theo luật.

✔ Cập nhật hợp đồng khi có thay đổi về công việc hoặc chế độ

Nhiều doanh nghiệp thay đổi lương, vị trí nhưng không ký phụ lục, làm tăng rủi ro tranh chấp.

2️⃣ Xây dựng và tuân thủ chặt chẽ quy trình kỷ luật và đánh giá hiệu suất

- Trong nhiều vụ tranh chấp, doanh nghiệp muốn chấm dứt hợp đồng vì “hiệu suất thấp”, “không phù hợp”, nhưng lại không có hồ sơ đánh giá hoặc đánh giá mang tính chủ quan.

Luật sư cần hướng dẫn doanh nghiệp:

✔ Thiết lập KPIs rõ ràng, công bố và có biên bản xác nhận người lao động đã biết.

✔ Ghi nhận đầy đủ quá trình nhắc nhở, hỗ trợ, đào tạo trước khi đi đến kỷ luật.

✔ Khi xử lý kỷ luật phải tuân thủ đầy đủ quy trình theo Bộ luật Lao động: họp kỷ luật, thông báo họp, thành phần tham dự, biên bản…

Một hồ sơ kỷ luật rõ ràng chính là “lá chắn pháp lý” bảo vệ doanh nghiệp.

3️⃣ Đảm bảo thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn mọi chế độ

Luật sư phải:

✔ Nhắc doanh nghiệp thanh toán mọi khoản ngay khi chấm dứt hợp đồng

✔ Kiểm tra đầy đủ việc đóng BHXH, BHTN, BHYT,…

Tranh chấp về bảo hiểm cũng là một trong các khía cạnh dễ phát sinh kiện tụng nhất.

4️⃣ Đào tạo nội bộ về pháp luật lao động cho bộ phận nhân sự và quản lý

Không ít tranh chấp xuất phát từ việc người quản lý đưa ra quyết định không đúng luật:

-      Xử lý cảm tính

-      Không hiểu hết điều kiện để đơn phương chấm dứt hợp đồng

-      Không lập biên bản sự việc

-      Không chuẩn bị hồ sơ trước khi ra quyết định

Luật sư cần:

✔ Xây dựng các training định kỳ

Các tình huống mô phỏng giúp nhân sự biết cách xử lý khi phát sinh mâu thuẫn.

✔ Soạn bộ tài liệu hướng dẫn nội bộ (HR Legal Handbook)

Bao gồm:

-      Quy trình tuyển dụng – thử việc – ký hợp đồng

-      Quy trình thay đổi hợp đồng

-      Quy trình kỷ luật

-      Quy trình chấm dứt hợp đồng

✔ Tư vấn thường xuyên (on-call legal)

Để HR hỏi ngay trước khi ra quyết định - tránh được rủi ro lớn nhất là “sai ngay từ bước đầu”.